Reiskostenvergoeding 2026: €0,25 en stappen voor werkgevers in Zuid NL

4 september 2026
Reiskostenvergoeding 2026: €0,25 en stappen voor werkgevers in Zuid NL ! Medewerker komt aan bij industrieel werk voor woon-werkverkeer De onbelaste reiskostenvergoeding is in 2026 verhoogd tot het maximale bedrag dat werkgevers onbelast mogen vergoeden per kilometer, en geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026.

Reiskostenvergoeding 2026: €0,25 en stappen voor werkgevers in Zuid NL

Medewerker komt aan bij industrieel werk voor woon-werkverkeer

De onbelaste reiskostenvergoeding is in 2026 verhoogd tot het maximale bedrag dat werkgevers onbelast mogen vergoeden per kilometer, en geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. Werkgevers mogen tot dat bedrag onbelast vergoeden, ongeacht het vervoermiddel. Alles boven dit maximum kan als belast loon gelden, tenzij een werkgever gebruikmaakt van een specifieke regeling om dit onbelast te houden.

Kort samengevat:

  • Werkgevers mogen vanaf 1 januari 2026 maximaal 0,25 euro per kilometer onbelast vergoeden, met een automatische terugwerkende kracht tot die datum.
  • Bij vergoedingen boven dit bedrag moet het meerdere als belast loon worden beschouwd of via de werkkostenregeling worden ondergebracht.
  • Bij eerdere vergoedingen onder 0,25 euro per kilometer moet het verschil worden gecorrigeerd via de loonaangifte, met advies om dat zo snel mogelijk te doen.
  • Voor verschillende vervoermiddelen geldt dezelfde grens, maar bewijsvoering via ritregistraties of OV-overzichten blijft essentieel bij controles.
  • Een werkgever die meer dan 0,25 euro per kilometer vergoedt, moet dat als belast loon aanmerken tenzij het binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling past.

Inhoudsopgave

Wat is er precies veranderd in de reiskostenvergoeding voor 2026?

Het fiscale maximum werd verhoogd ten opzichte van het voorgaande niveau per kilometer. Deze verhoging komt voort uit een goedkeurend beleidsbesluit van de staatssecretaris van Financiën, gepubliceerd in de Staatscourant. Het besluit moet werknemers compenseren voor gestegen brandstofprijzen en koopkrachtverlies, en loopt vooruit op een formele wetswijziging die pas in het Belastingplan 2027 wordt vastgelegd.

Belangrijk om te onthouden: dit is een fiscale verruiming, geen wettelijke verplichting. Een werkgever mag de vergoeding verhogen, maar moet dat niet automatisch doen. Alleen als een cao of arbeidsovereenkomst dat afdwingt, ontstaat die plicht. Zonder zo’n afspraak blijft het een keuze, al is het wel een aantrekkelijke: onbelast geld uitkeren zonder loonkosten te verhogen.

Voor wie geldt de nieuwe kilometervergoeding?

De regeling raakt verschillende groepen op een net iets andere manier. Werknemers krijgen tot €0,25 per kilometer onbelast vergoed voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten met eigen vervoer. Zzp’ers en andere IB-ondernemers passen dezelfde grens toe, maar dan als forfaitaire aftrekpost in de aangifte inkomstenbelasting: elke zakelijke kilometer met de eigen auto levert tot €0,25 aftrek op, zonder dat er een kassabon of tankbon nodig is.

Vrijwilligers vallen buiten deze specifieke regeling voor werknemers, maar organisaties gebruiken vaak vergelijkbare kilometertarieven als richtlijn voor onkostenvergoeding. Voor gedetacheerden en uitzendkrachten geldt gewoon dezelfde grens als voor vast personeel: het gaat om het soort rit, niet om het type contract.

Hoe verwerk je de verhoging in de loonadministratie?

Veel werkgevers betaalden in januari, februari of maart nog het oude tarief van €0,23 uit, simpelweg omdat de verhoging pas later dat jaar concreet werd. Dat is op te lossen, en de Belastingdienst legt precies uit hoe.

Zo pak je de correctie stap voor stap aan:

  1. Bepaal het verschil. Reken uit hoeveel kilometers al zijn vergoed tegen €0,23 sinds 1 januari 2026 en vermenigvuldig dat met €0,02.
  2. Dien een correctiebericht in. Via de loonaangifte pas je de eerder ingediende aangiften aan, zodat het extra bedrag alsnog als onbelaste vergoeding wordt geregistreerd.
  3. Keer het verschil uit of verreken het. Dit kan als nabetaling op de eerstvolgende loonstrook, of als correctie op het jaarloon.
  4. Check de salderingsregeling. Als eerder al eindheffing is betaald over het deel boven €0,23, kan dat bedrag mogelijk worden teruggedraaid via dezelfde correctie.
  5. Overweeg de cafetariaregeling. Werknemers die bruto salaris willen uitruilen voor een hogere onbelaste reisvergoeding, kunnen dat via deze regeling laten vastleggen.

Pro-tip: Wacht niet tot de jaarafronding met corrigeren. Hoe eerder je het verschil verwerkt, hoe minder correctieberichten je in één keer moet indienen en hoe kleiner de kans op fouten in de eindheffing.

Stem dit soort correcties altijd af met de salarisadministratie en, bij twijfel over eerdere eindheffing, met de accountant. Fouten in de loonaangifte zijn vervelender om achteraf te herstellen dan om vooraf te voorkomen.

Hoe verwerk je de verhoging in de loonadministratie? — overview diagram

Welke regels gelden per vervoermiddel?

Niet elk vervoermiddel werkt op dezelfde manier binnen de regeling. Voor eigen vervoer, zoals auto, motor of scooter, geldt gewoon het forfait van maximaal €0,25 per kilometer onbelast, ongeacht de werkelijke brandstofkosten.

Bij openbaar vervoer heeft de werkgever een keuze: de werkelijke kosten vergoeden op basis van een OV-chipkaartoverzicht of factuur, of het kilometerforfait van €0,25 hanteren. Werkelijke kosten zijn vaak voordeliger bij een NS-abonnement, het forfait is eenvoudiger in de administratie.

  • Fiets en te voet: hetzelfde forfait van €0,25 per kilometer is toegestaan, ook al zijn de werkelijke kosten meestal veel lager.
  • Carpoolen: de chauffeur ontvangt tot €0,25 per kilometer voor de volledige rit, meerijders krijgen geen aparte vergoeding omdat zij geen eigen kosten maken.
  • Taxi en vliegticket: hier geldt geen kilometerforfait; alleen de werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten mogen onbelast worden vergoed, op basis van bonnen of facturen.

Bewijsvoering blijft de sleutel bij elke keuze: zonder rittenregistratie of OV-overzicht kan de Belastingdienst een vergoeding bij controle alsnog als loon aanmerken.

Wat gebeurt er als de werkgever meer dan €0,25 per kilometer vergoedt?

Het deel boven €0,25 per kilometer telt normaal gesproken als belast loon, zoals ook Ondernemersplein bevestigt. Een werkgever kan dat meerdere ook onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, waardoor het voor de werknemer toch onbelast blijft en de werkgever alleen eindheffing betaalt over het bedrag boven die vrije ruimte.

Het verschil tikt sneller aan dan je zou denken. Rekenvoorbeelden laten zien dat een medewerker die vier dagen per week 30 kilometer enkele reis aflegt, door de stap van €0,23 naar €0,25 per kilometer al enkele tientallen euro’s netto per maand extra overhoudt. Vergoedt een werkgever bijvoorbeeld €0,30 per kilometer, dan is het stuk boven €0,25 belast loon of moet het via de vrije ruimte lopen; dat vraagt een bewuste afweging tussen extra aantrekkingskracht als werkgever en extra loonkosten of WKR-ruimte.

Vergelijking van kilometervergoedingen en fiscale gevolgen

Kunnen werknemers een nabetaling van reiskosten claimen?

Nabetaling is mogelijk zodra een cao, arbeidsovereenkomst of een gemaakte afspraak recht geeft op de hogere vergoeding, en die nog niet is uitgekeerd. Werknemers kunnen onder voorwaarden tot vijf jaar terugvorderen, mits ze kunnen aantonen hoeveel kilometers ze daadwerkelijk hebben gereisd.

Zo bouw je die bewijsvoering op:

  1. Houd een rittenadministratie bij met datum, bestemming en aantal kilometers.
  2. Bewaar OV-overzichten of chipkaarttransacties als je met openbaar vervoer reist.
  3. Verzamel eerdere loonstroken waarop de oude vergoeding van €0,23 per kilometer staat.
  4. Neem eerst contact op met HR of de salarisadministratie voordat je een formele claim indient.

Een goed bijgehouden rittenregistratie is niet alleen bewijs richting de werkgever, maar ook richting de Belastingdienst bij een eventuele controle.

Checklist voor werkgevers in Noord-Brabant en Limburg

Werkgevers in industrie, techniek en logistiek in Zuid-Nederland doen er goed aan de arbeidsvoorwaarden nu al te controleren. Check of de cao of het personeelshandboek een vast bedrag noemt of verwijst naar het fiscale maximum, en pas de tekst aan waar nodig.

Bespreek met de salarisadministratie wanneer de nabetaling van dat ene procentpunt verschil wordt verwerkt en communiceer dat moment vooraf naar medewerkers, bijvoorbeeld via een kort rekenvoorbeeld op het intranet. Onze blog over lonen in de logistiek geeft aanvullende context bij dit soort arbeidsvoorwaarden in de regio.

Pro-tip: Neem de verhoging mee in je eerstvolgende functioneringsgesprek of nieuwsbrief. Duidelijkheid voorkomt vragen op de werkvloer en voelt voor medewerkers als een blijk van eerlijkheid.

Wat betekent deze verandering voor werkgevers in de praktijk?

Duidelijke communicatie voorkomt de meeste discussies over reiskosten. Een korte check van de arbeidsvoorwaarden, vóór medewerkers er zelf naar vragen, bespaart tijd en frustratie aan beide kanten. Het is gebleken dat werkgevers die dit soort wijzigingen proactief oppakken, sterker staan in een arbeidsmarkt waar duurzame samenwerkingen tussen werkgever en werknemer het verschil maken.

— Mosam Techjobs

Hulp nodig bij personeel en arbeidsvoorwaarden in Zuid-Nederland?

Reiskostenregels zijn maar één onderdeel van een groter vraagstuk: hoe zorg je dat je arbeidsvoorwaarden aantrekkelijk en eerlijk blijven in een krappe arbeidsmarkt? Er wordt bemiddeld van MBO-geschoold personeel in industrie, techniek en logistiek in Noord-Brabant en Limburg, met kennis van regionale cao-afspraken en loonstructuren.

Mosam Techjobs

De focus ligt op vaste banen en flexibele functies, van operators en monteurs tot logistiek medewerkers en chauffeurs, aangevuld met opleidingen zoals VCA, reachtruck en VAPRO. Daarbij wordt ook meegedacht over arbeidsvoorwaarden zoals de reiskostenvergoeding, zodat het aanbod als werkgever marktconform blijft. Ben je op zoek naar personeel of wil je advies over je arbeidsvoorwaardenpakket? Bekijk de mogelijkheden op onze pagina voor werkgevers en neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Bronnen

Aanbevelingen